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Cómo planear la presentación
 

No importa cuál sea su profesión, tarde o temprano usted va a ser responsable de dar una presentación. Si usted está subiendo de posición en su profesión, en algún punto, va a estar a cargo de un equipo, mantener a la gente al tanto del proyecto, hablar en una reunión de administración, capacitar a sus clientes o colegas, o dar un gran número de presentaciones de negocios.

 

Como profesional de negocios, los primero años de la carrera se dedica a ser miembro de un equipo en dónde desempeña diferentes tareas. Como resultado, probablemente casi no tuvo oportunidad de dar una presentación en algún momento de su carrera. Después, al recibir su asenso o tener mayores responsabilidades quizás tenga que pasar por la transición abrupta de dar presentaciones cada mes, una vez a la semana o diario. Al planear las presentaciones de forma minuciosa y bien pensadas, puede deshacerse un poco de la ansiedad que siente al dar una presentación y tener un gran impacto en el público.

 

Para poder planear una presentación de forma efectiva, usted debe tomar en cuenta:

 

Etapa 1: Formación
La meta primaria del equipo durante la etapa de formación es crear un equipo con estructura, metas, dirección y funciones claras para que los miembros comiencen a desarrollar la confianza. Durante la etapa de formación, la mayor cantidad de energía del equipo se concentra en definir el equipo y sus responsabilidades. Los miembros del equipo tienden a ser optimistas y estar interesados en esta etapa.

  • ¿Quién es el público?
  • ¿Cuál es el objetivo?
  • ¿Cuál es el mensaje?

¿Quién es el público?
Es tan difícil satisfacer las expectativas desconocidas del público casi como tirarle al blanco sin saber dónde está. Esto se puede lograr, pero es una forma arriesgada de buscar el éxito. Parte del proceso de la preparación radica en investigar para recabar información acerca del público.

  • Conocimiento: Muchos de los presentadores se preocupan por el nivel de conocimiento del público. Se preguntan: ¿El público estará más informado de lo que yo estoy? Esto no es algo tan grave, ya que el presentador que esté preocupado por esto, se preparará mejor. Es por eso que el mayor problema consiste en el peligro de sobre estimar el nivel de conocimiento del público. Nunca se enfrente a un público sin haberse preparado adecuadamente, pero tampoco caiga en la trampa de asumir que el público es ignorante y hablarles en forma muy básica del tema.
  • Especialidad: El nivel de habilidad del público es importante porque eso puede determinar la postura que quiere tomar ante el problema.
  • Experiencia: Esta consideración no se basa únicamente en la experiencia que tenga el público, sino también a qué nivel y qué ambiente. La experiencia en el laboratorio es totalmente diferente de la experiencia en el campo.
     
  • Tendencia: Si puede identificar las tendencias del público, podrá determinar de que punto está partiendo el público y evitar algunas fallas en la presentación.

¿Cuál es el objetivo?
Hay pocos objetivos para dar una presentación. Los siguientes puntos son los más aceptados.

  • Informar: Un objetivo lógico para comunicar es presentar información para ilustrar al público. Este formato se enfoca en la claridad y entendimiento. Éste responde a las preguntas: ¿Qué es? y ¿Cómo lo hace?
  • Convencer o Impresionar: Un orador debe convencer o impresionar a otros sobre la importancia de algo. Necesito que me impresione el valor o importancia de algo antes de estar convencido de hacer cualquier cosa diferente a lo que estoy haciendo en este momento. Esto responde a las preguntas ¿Por qué debería de estar interesado? o ¿Por qué lo debería de hacer?
  • Persuadir para Actuar: Una vez que esté convencido de que algo es verdad o tiene un valor, quizás me persuadan de realizar una acción específica. El convencimiento normalmente es seguido de la persuasión. Cómo líder actual es importante ser efectivo para motivar a otros para que otros tomen acción. Esto responde a ¿Cuándo comienzo? o ¿Cómo comienzo?
  • Entretener: De cierta forma, cualquier presentación debe entretener para que el público se encuentren en un estado mental favorable y abierto para poder convencerlos, ilustrarlos o motivarlos hay que entretenerlos. El entretenimiento no sólo se basa en humor, aunque podría ser una parte importante. En un sentido más amplio, entretener al público es hacerlos sentir contentos de haber asistido y contentos de que usted haya sido el orador.

¿Cuál es el mensaje?
Parece no ser necesario tomar en cuenta la importancia de tener un mensaje, pero desafortunadamente algunas veces las presentaciones parecen no tener un mensaje claro. Están hechas para llenar el tiempo o hay tantos mensajes que se quieren dar que es imposible identificar algo significativo. Asegúrese de tener un mensaje y téngalo en mente durante la preparación para que en la presentación sea clara.

 

 


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