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IDEAS DE COMPROMISO
Guía del líder para crear el compromiso entre el empleado y cliente


 

Tema del Mes: Presentaciones efectivas para generar resultados

 

No sólo es importante, sino crucial desarrollar sus habilidades y las de su equipo bajo estas condiciones económicas inciertas. Necesita que sus empleados comprometidos estén alineados con sus metas y visiones.

 

Uno de los errores más grandes que puede cometer en un negocio es perder la compostura en situaciones de presión, en especial cuando se hace una presentación muy importante. Como personas que se encuentran en una posición de influencia, lo que dice, cómo lo dice y la forma en la que responde a situaciones difíciles pueden tener un efecto en cómo ven otros su competencia técnica y habilidad para ser líder.

 

A continuación, verá algunos artículos relacionados con este tema.

 


 

Cómo presentar para informar


El tipo más común de presentación de negocios es la presentación informativa. En su profesión cada semana o hasta se podría decir que a diario, escucha a presentadores que le dan información que incluye desde reportes de estatus, guías de procedimientos hasta cambios de políticas. La mayoría de las presentaciones que damos entran en esta categoría de una forma u otra.

 

Algunas personas tienen la capacidad de dar presentaciones informativas de forma clara. Al final de la presentación entendemos claramente el mensaje, resultado final deseado y puntos clave que necesitamos recordar. Por otro lado, muchas presentaciones informativas son desorganizadas y difíciles de seguir; y las personas se van con una idea vaga del objetivo de la presentación.

 

Las presentaciones exitosas deben tener un mensaje claro, un público comprometido y deben cubrirse todos los puntos relevantes.

 

La estructura en la presentación informativa debe contener los siguientes pasos:

 

 
 
 
  • Apertura: Exposición del tema
    Quizás la persona que hizo esa terrible generalización no es insensible. Quizás esta persona tuvo una dolorosa experiencia que lo hizo reaccionar en forma exagerada.
  • Mensaje clave: Resultado final deseado
    Esta exposición debe dar al público un panorama claro del mensaje principal de su presentación. Éste debe ser simple, directo y debe decirle al público a dónde quiere llegar con esta información. Debe responder a esta pregunta de su público: ¿Por qué debería de escuchar esta presentación?
  • Puntos clave y resultados
    Estos puntos deben enunciarse en un lenguaje sencillo. Estos deben expresar claramente el resultado de tomar la acción recomendada. En general, entre menos palabras, lograremos exponer los puntos clave y resultados.
  • Cierre: Repetir el mensaje clave y el resultado final deseado
    Para hacer más énfasis en el mensaje clave de su presentación informativa, resuma repitiendo el mensaje clave o el resultado final deseado de su presentación. Esto hace que los oyentes se queden con un mensaje que van a recordar tiempo después de la presentación.

 


 

Las cuatro P de la presentación efectiva
 

Ya sea que esté convenciendo a un colega, vendiéndole a un cliente o estimulando a un equipo, el poder de su presentación marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Estas técnicas son recomendables para los gerentes, ejecutivos, vendedores y cualquier persona que tenga que ver con los medio de comunicación. Cualquier persona que sea parte de un trabajo va a tener la oportunidad de utilizar estas técnicas, ya sea haciendo una presentación a un colega, clientes o inversionistas potenciales.

 

Aquí encontrará cuatro pasos a seguir para perfeccionar su presentación:

 

Plan – Determine cómo se va a relacionar su tema con el público. Defina el propósito de su charla para que se relacione con el resultado que está buscando. Planee el contenido de la presentación en función de la finalidad y del grado de comprensión e interés del público. Utilice palabras y frases con las que el público esté familiarizado y enfóquese en el objetivo.

 

Preparar – Establezca un modo de pensar positivo y tenga en cuenta el valor de su mensaje, la estructura y el tiempo de la presentación. La estructura consiste en tres partes:

 
 
    • Captar la atención en la apertura Use una pregunta, un enunciado atractivo o relacione un incidente relevante para capturar el interés del público. La apertura debe conformar el 5 o 10 por ciento de la presentación.
    • Las ideas clave – Su presentación debe contener 4 o 6 puntos diferentes que debe respaldar con evidencia como estadísticas, testimonios, demostraciones y analogías. Asegúrese de que estas ideas clave ayuden a dar un mensaje coherente. La discusión de estos puntos debe conformar el 80 u 85 por ciento de la presentación.
    • El cierre digno de ser recordado – Usted puede cerrar con un resumen y repita el mensaje. También puede lanzar un desafío a su público. Un cierre que se relacione con la apertura puede ser efectivo. No importa lo que escoja para su cierre, asegúrese de decirle a su público que acción quiere que realicen. El cierre debe conformar el 5 o 10 por ciento de la presentación.

Práctica – Revise el contenido, ensaye, obtenga retroalimentación de su presentación y mejore su entusiasmo y confianza para presentar. Ensaye los tiempos de la presentación para estar seguro de no exceder los límites de tiempo. Asegúrese de dejar tiempo para preguntas, si lo considera apropiado. Puede grabarse en video mientras ensaya la presentación y verse más tarde para tratar de evitar gestos que puedan distraer o signos de nerviosismo. Recuerde que la mejor solución para el nerviosismo es la confianza y que ésta se consigue con la práctica.

 

Presentar – Dé una primera impresión positiva. Si es posible, establezca contacto visual con su público. Relájese y sea usted mismo. Haga suyo el tema y cree una buena relación con el público para captar su atención y así transmitir el valor de su mensaje. Al hablar, hágalo con naturalidad. Hable en un tono de conversación más alto de lo normal. Hable más despacio y recalque los puntos importantes; haga una pausa antes y después de los puntos clave para distinguirlos.

 


 

Cómo planear la presentación
 

No importa cuál sea su profesión, tarde o temprano usted va a ser responsable de dar una presentación. Si usted está subiendo de posición en su profesión, en algún punto, va a estar a cargo de un equipo, mantener a la gente al tanto del proyecto, hablar en una reunión de administración, capacitar a sus clientes o colegas, o dar un gran número de presentaciones de negocios.

 

Como profesional de negocios, los primero años de la carrera se dedica a ser miembro de un equipo en dónde desempeña diferentes tareas. Como resultado, probablemente casi no tuvo oportunidad de dar una presentación en algún momento de su carrera. Después, al recibir su asenso o tener mayores responsabilidades quizás tenga que pasar por la transición abrupta de dar presentaciones cada mes, una vez a la semana o diario. Al planear las presentaciones de forma minuciosa y bien pensadas, puede deshacerse un poco de la ansiedad que siente al dar una presentación y tener un gran impacto en el público.

 

Para poder planear una presentación de forma efectiva, usted debe tomar en cuenta:

 

Etapa 1: Formación
La meta primaria del equipo durante la etapa de formación es crear un equipo con estructura, metas, dirección y funciones claras para que los miembros comiencen a desarrollar la confianza. Durante la etapa de formación, la mayor cantidad de energía del equipo se concentra en definir el equipo y sus responsabilidades. Los miembros del equipo tienden a ser optimistas y estar interesados en esta etapa.

  • ¿Quién es el público?
  • ¿Cuál es el objetivo?
  • ¿Cuál es el mensaje?

¿Quién es el público?
Es tan difícil satisfacer las expectativas desconocidas del público casi como tirarle al blanco sin saber dónde está. Esto se puede lograr, pero es una forma arriesgada de buscar el éxito. Parte del proceso de la preparación radica en investigar para recabar información acerca del público.

  • Conocimiento: Muchos de los presentadores se preocupan por el nivel de conocimiento del público. Se preguntan: ¿El público estará más informado de lo que yo estoy? Esto no es algo tan grave, ya que el presentador que esté preocupado por esto, se preparará mejor. Es por eso que el mayor problema consiste en el peligro de sobre estimar el nivel de conocimiento del público. Nunca se enfrente a un público sin haberse preparado adecuadamente, pero tampoco caiga en la trampa de asumir que el público es ignorante y hablarles en forma muy básica del tema.
  • Especialidad: El nivel de habilidad del público es importante porque eso puede determinar la postura que quiere tomar ante el problema.
  • Experiencia: Esta consideración no se basa únicamente en la experiencia que tenga el público, sino también a qué nivel y qué ambiente. La experiencia en el laboratorio es totalmente diferente de la experiencia en el campo.
     
  • Tendencia: Si puede identificar las tendencias del público, podrá determinar de que punto está partiendo el público y evitar algunas fallas en la presentación.

¿Cuál es el objetivo?
Hay pocos objetivos para dar una presentación. Los siguientes puntos son los más aceptados.

  • Informar: Un objetivo lógico para comunicar es presentar información para ilustrar al público. Este formato se enfoca en la claridad y entendimiento. Éste responde a las preguntas: ¿Qué es? y ¿Cómo lo hace?
  • Convencer o Impresionar: Un orador debe convencer o impresionar a otros sobre la importancia de algo. Necesito que me impresione el valor o importancia de algo antes de estar convencido de hacer cualquier cosa diferente a lo que estoy haciendo en este momento. Esto responde a las preguntas ¿Por qué debería de estar interesado? o ¿Por qué lo debería de hacer?
  • Persuadir para Actuar: Una vez que esté convencido de que algo es verdad o tiene un valor, quizás me persuadan de realizar una acción específica. El convencimiento normalmente es seguido de la persuasión. Cómo líder actual es importante ser efectivo para motivar a otros para que otros tomen acción. Esto responde a ¿Cuándo comienzo? o ¿Cómo comienzo?
  • Entretener: De cierta forma, cualquier presentación debe entretener para que el público se encuentren en un estado mental favorable y abierto para poder convencerlos, ilustrarlos o motivarlos hay que entretenerlos. El entretenimiento no sólo se basa en humor, aunque podría ser una parte importante. En un sentido más amplio, entretener al público es hacerlos sentir contentos de haber asistido y contentos de que usted haya sido el orador.

¿Cuál es el mensaje?
Parece no ser necesario tomar en cuenta la importancia de tener un mensaje, pero desafortunadamente algunas veces las presentaciones parecen no tener un mensaje claro. Están hechas para llenar el tiempo o hay tantos mensajes que se quieren dar que es imposible identificar algo significativo. Asegúrese de tener un mensaje y téngalo en mente durante la preparación para que en la presentación sea clara.

 

 

 


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